Il rientro dalle vacanze molto spesso può generare un po’ di stress, il modo migliore per evitarlo è uno solo: organizzare il proprio lavoro prima della pausa. In questo modo le attività rimaste in sospeso non sembreranno più un dramma e il ritorno alla scrivania non vanificherà gli effetti positivi della vacanza.

La pausa natalizia è ormai un ricordo, ma pare che questo 2017 sarà l’anno dei ponti, otto lunghi fine settimana per concedersi una pausa.Dunque uno dei buoni propositi da aggiungere alla lista potrebbe essere proprio quello di iniziare ad utilizzare alcuni tool per gestire le attività di lavoro quotidiane

Abbiamo individuato tre strumenti secondo noi indispensabili, vediamo quali:

1. GOOGLE CALENDAR:

La famosissima applicazione di Big G, probabilmente la usi da tempo, ma forse non sai che è disponibile anche nel ricco set di strumenti della piattaforma GSuite.

Calendar è naturalmente integrato con tutti gli strumenti della piattaforma e può fungere da collettore per organizzare appuntamenti con clienti o colleghi, sia fisici che online grazie al supporto di Hangout, la sala riunioni virtuale che consente di partecipare a meeting anche in mobilità, con colleghi distanti dall’ufficio oppure con chi non è dotato di un account gmail, la videochiamata è accessibile a tutti, basta un click per partecipare.

Inoltre, è possibile fornire ai partecipanti tutta la documentazione utile alla riunione allegando i documenti all’interno del Calendar caricandoli direttamente da Google Drive, tutti i partecipanti avranno modo così di documentarsi e di prepararsi al meglio all’appuntamento.

In breve, con Google Calendar puoi:

  • Pianificare velocemente gli eventi controllando la disponibilità dei colleghi, mostrando i loro calendari in un’unica vista potrai individuare il momento più indicato per fissare l’appuntamento.
  • Condividere i calendari in modo che le persone possano vedere tutte le informazioni dell’evento oppure semplicemente se sei disponibile
  • Visualizzare e modificare la tua pianificazione da telefono o tablet, l’app è sincronizzata su tutti i dispositivi
  • creare un calendario a cui possono accedere tutti i membri della tua organizzazione oppure solo un sottoinsieme di utenti condividendo insieme a loro gli appuntamenti importanti.
  • Impostare un promemoria popup prima di un evento

Guarda il tutorial tenuto da Sofia Bronzoni, Change Manager in Noovle, che descrive dettagliatamente tutte le funzionalità di Google Calendar. 

2. GOOGLE TASK e GOOGLE PROMEMORIA

Lo strumento ideale per organizzare le attività quotidiane, è disponibile sia su Gmail che in Google Calendar, un semplice organizer dove creare delle liste di mansioni che, una volta portate a termine, potrai rimuovere dall’elenco.

Inoltre da qualche mese Google ha lanciato l’estensione ‘Promemoria’ disponibile su Google Calendar. La funzione è molto semplice ed è del tutto simile alla creazione di un evento con la differenza che i promemoria continueranno a essere visualizzati ogni giorno, fino a che non vengono contrassegnati come completati. Se, ad esempio, crei un promemoria per creare una presentazione o per chiamare un fornitore, visualizzerai questo promemoria ogni giorno fino a che non lo avrai contrassegnato come completato.

Da notare: Task e Promemoria offrono un servizio simile dunque su Google Calendar non possono essere visualizzati contemporaneamente.

Come creare un task

  1. Apri Gmail.
  2. Nell’angolo in alto a sinistra, fai clic sulla freccia verso il basso accanto a Gmail o Posta.
  3. Fai clic su Attività. Si apre la finestra Attività nell’angolo in basso a destra.
  4. Fai clic su Aggiungi attività .
  5. Inserisci la tua attività.
  6. Per inserire note e date di scadenza, fai clic sulla freccia per modificare i dettagli di un’attività.

Come creare un promemoria

  1. Apri Google Calendar.
  2. Fai clic su un orario vuoto nel tuo calendario.
  3. Fai clic su Promemoria nella casella visualizzata.
  4. Digita il promemoria o scegli un suggerimento.
  5. Scegli data, ora e frequenza.
  6. Fai clic su Crea.

3. GOOGLE GOALS

In realtà questo strumento è perfetto per organizzare le attività extra lavorative, le giornate frenetiche e gli innumerevoli impegni quotidiani costringono molto spesso a sacrificare le attività ricreative che più gratificano corpo e mente, un nuovo sport oppure un corso per imparare a suonare un nuovo strumento.

Google Goals, lanciato lo scorso aprile, ha un funzionamento molto semplice: è sufficiente impostare l’obiettivo, scegliere la data entro cui lo si vuole raggiungere, indicare la frequenza dell’attività e l’applicazione, dopo aver analizzato gli impegni sul calendario, restituirà lo slot più idoneo per compiere l’attività.

L’applicazione è basata su logiche di Machine Learning dunque, nel caso in cui per un imprevisto non sarà possibile portare a termine l’obiettivo, Google Goals troverà automaticamente un momento libero in base agli impegni già fissati in agenda.

Quale momento migliore dell’anno per proporsi di portare a termine un nuovo traguardo? Con Google Goals sarà semplice trovare il tempo per farlo, senza più scuse!

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