De Agostini passa a Google

Azienda

Il Gruppo De Agostini è una multinazionale italiana che ha le sue origini nel settore dell’editoria e svolge la sua attività da oltre 110 anni. De Agostini Editore ha responsabilità di coordinamento e di gestione strategica e operativa, in Italia e nel mondo, di tutte le realtà del Gruppo nel settore editoriale, diviso in De Agostini Publishing, De Agostini Libri, Editions Atlas France/Suisse e Digital De Agostini. Edita in 13 lingue e 30 paesi e dal 1901 divulga la conoscenza nei suoi diversi aspetti: dal sapere enciclopedico, alle grandi opere di cultura, dai testi scolastici, ai libri e alle collane editoriali dedicate al “come fare” di tutti i giorni. 
In quest’ambito tematico si articola una grande produzione indirizzata ai bambini più piccoli, fino ai ragazzi ed alla famiglia, attraverso formati che spaziano dalle tradizionali collane vendute in edicola o in abbonamento, ai libri, a siti Web, fino alle applicazioni per gli smartphone.

Sfida

De Agostini Editore, come realtà presente in maniera capillare sul territorio, ha un’estrema necessità di utilizzare strumenti di comunicazione e collaborazione efficienti e versatili. Essendo i contenuti l’elemento portante della sua attività, la velocità e la flessibilità dei mezzi di comunicazione è fondamentale e deve essere garantita da servizi semplici da utilizzare, affidabili e disponibili da qualsiasi dispositivo. Considerando anche il numero elevato dei collaboratori e la differenziazione dei progetti, non sono secondarie neanche le capacità legate all’organizzazione e alla gestione delle attività editoriali e amministrative. Funzioni come la posta elettronica, il calendario, i contatti, le attività, le note e le cartelle devono integrarsi con strumenti più dinamici ed evoluti come la messaggistica istantanea e le conferenze audio/video 1:1 e 1:n. Inoltre la collaborazione e la produttività di gruppo sono incrementate in maniera significativa da strumenti come portali, ricerca e gestione avanzata di contenuti, processi e form di business.

Soluzione

La situazione di partenza di De Agostini Editore comprendeva 1179 Mailbox divise per le varie sedi dislocate sul territorio nazionale. L’obiettivo era trovare una soluzione tecnologica infrastrutturale per sostituire la vecchia piattaforma originaria, garantendo la riduzione e la scalabilità dei costi IT , riducendo le spese generali di mantenimento. Oltre ai fattori strettamente economici, bisognava identificare una scelta che innalzasse il livello di servizio, incrementando progressivamente le funzionalità di comunicazione fissa e mobile, della posta e di tutti gli strumenti integrati. Partendo da un sistema PostFix/Exchange 2003, mancavano totalmente molte delle soluzioni per la comunicazione evoluta. Un altro degli obiettivi prioritari era quindi integrare la messaggistica istantanea, le conferenze audio/video, l’Enterprise Voice e tutte le funzionalità legate al lavoro di gruppo, a distanza e in tempo reale. Una maggiore produttività per gli utenti attraverso l’utilizzo di un servizio facile da utilizzare, tecnologicamente avanzato e predisposto al Disaster Recovery. Ai benefici dei dipendenti e del Business si somma il vantaggio della diminuzione di carico per la divisione IT, con una riduzione significativa del numero totale dei server, l’aumento delle possibilità di accesso mobile ed il miglioramento della finestra di copertura e del livello del servizio.

Risultati

La scelta di G Suite Business si è sposata perfettamente con le necessità di De Agostini Editore. La piattaforma Cloud ha soddisfatto le richieste legate al miglioramento dei servizi di comunicazione e collaborazione fra i dipendenti e ridotto in maniera drastica i costi IT. Il risparmio immediato si è aggiunto alla capacità di poter utilizzare in tempi brevi strumenti evoluti per la gestione della posta e delle attività. Noovle ha svolto un ruolo di supporto nell’individuazione dei benefici, nella pianificazione delle fasi di migrazione, nel change management per gli utenti dell’azienda in Italia e nella risoluzione delle criticità. La facilità d’uso dell’interfaccia di Gmail e Calendar ha semplificato il processo di adattamento degli utenti, facendogli scoprire nuovi modi per organizzare e gestire la propria posta e per pianificare gli appuntamenti. Allo stato dell’arte G Suite offre a De Agostini Editore numerose possiblità per incrementare la produttività, la collaborazione e l’accessibilità ai propri contenuti. In prospettiva, la multinazionale italiana sta pianificando l’utilizzo delle potenzialità di tutti gli strumenti offerti da Google, secondo politiche in linea con gli obiettivi aziendali. Da sottolineare che gli utenti, senza aver usufruito di training specifici, hanno sviluppato un naturale interesse per la componente più collaborativa della tecnologia, in particolare per Google Drive. Attualmente alcuni di loro stanno già utilizzando questi strumenti con efficacia, scoprendo le numerose applicazioni disponibili e sfruttando i vantaggi di G Suite Business.

 

Il punto cruciale del passaggio a G Suite Business è stato trovare le giuste motivazioni per affrontare il cambiamento. La chiave di volta è stato dimostrare che non era una semplice sostituzione del sistema di posta, ma un’evoluzione delle capacità di comunicazione e collaborazione. La possibilità di utilizzare applicazioni come Google Drive e Hangouts è stato l’elemento fondamentale per allontanare definitivamente tutte le remore.

Ubaldo Uberti