Noovle accompagna i propri clienti nel processo di innovazione tecnologica attraverso piani strutturati di consulenza, comunicazione e training, paralleli alla fase tecnica di sviluppo. La metodologia è stata ideata con l’obiettivo di guidare l’impatto al cambiamento, fronteggiarne la resistenza, offrendo a tutta la popolazione aziendale il supporto di cui ha bisogno.

Per consentire ad aziende e organizzazioni di accogliere con successo una nuova soluzione tecnologica o una nuova piattaforma di comunicazione, Noovle propone il servizio dedicato di Change Management & Training: la pianificazione di una vera e propria strategia di gestione del cambiamento e pianificazione del training, realizzata attraverso un team dedicato certificato da Google.

L’adozione del Programma di Change Management garantisce un Ritorno dell’Investimento (ROI) più elevato, grazie a:
– un’implementazione del progetto più agevole;
– una user experience migliore;  
– la rapida adozione dei nuovi strumenti;
– un minore lavoro di supporto agli utenti finali.

Il passaggio ad una nuova piattaforma di comunicazione è un cambiamento importante per l’organizzazione; favorire il passaggio e l’adozione dei nuovi strumenti a tutta la popolazione aziendale è un aspetto cruciale per determinare il successo del progetto.

Noovle ha individuato un team e ha investito nella sua formazione affinché i suoi componenti fossero certificati, e qualificati per la definizione delle strategie di implementazione del Change Management. Questo percorso ha consentito la formazione di un Piano di Gestione del Cambiamento pensato e strutturato per accogliere ogni tipo di necessità aziendale. Il Piano si costituisce di tre fasi distinte: Readiness, Comunicazione e Training.      

  1. Readiness: è la fase iniziale in cui viene analizzato il contesto aziendale. Una volta che l’organizzazione e la struttura è definita, si procede alla suddivisione della popolazione aziendale in diversi gruppi: passaggio fondamentale per riuscire ad affrontare l’impatto in modo accurato, a seconda delle esigenze di ogni sottoinsieme di utenti.  In ultimo viene stabilito e condiviso il programma di gestione delle tempistiche e delle scadenze del Piano.
  2. Comunicazione: comunicare il cambiamento agli utenti e illustrare come questo si traduce nell’operatività quotidiana è fondamentale per decretare il successo nell’adozione delle nuova soluzione tecnologica: affinché le risorse si sentano parte del progetto e non avvertano il cambiamento come un’imposizione. Il piano di comunicazione, stabilito di comune accordo, decide gli step delle attività, la tipologia di comunicazione, le modalità di svolgimento e i suoi destinatari. Il Team di Noovle ha messo a punto una serie di modelli e fornisce il supporto per la declinazione degli stessi nelle migliori forme e tipologie di messaggi: dalla produzione di poster, alla redazione di modelli di mail, volantini, manuali di utilizzo della piattaforma, per non dimenticare i sondaggi di preparazione al cambiamento e i sondaggi di gradimento della nuova piattaforma.
  3. Training: la fase della formazione è funzionale per il successo del cambiamento, essa coinvolge direttamente gli utenti e riduce il loro tempo di adattamento ai nuovi strumenti: Noovle ha progettato una serie di corsi di formazione ad hoc adatti per ogni gruppo di utenti. Durante la prima fase del processo di cambiamento è sempre possibile personalizzare tali corsi, secondo necessità ed esigenze specifiche del contesto.
    Inoltre, insieme ai corsi di formazione, viene consegnato un kit composto da documenti e risorse di e-learning che aiuteranno gli utenti ad utilizzare in modo più rapido la soluzione.  

La formazione, in linea con le attività di Change Management, si divide in 3 principali momenti:

  1. Core-IT: è il primo momento formativo di tutto il processo di Change Management. Vede protagonista il reparto tecnico dell’azienda, al quale vanno forniti fin da subito le nozioni specifiche di utilizzo dei nuovi strumenti.
  2. Early Adopters: il secondo periodo formativo prevede la migrazione e la concomitante formazione dei primi gruppi di utenti, spesso considerati “gruppi pilota”. I piani formativi seguiti possono essere quelli standard proposti da Noovle oppure delineati ad hoc secondo le esigenze espresse dall’azienda.
    Questa fase è molto utile perché fornisce i primi elementi per verificare che tutti i processi tecnici, comunicativi e formativi intrapresi rispondano alle esigenze del gruppo di lavoro. Il personale coinvolto in questa fase è circa il 5-10% della popolazione aziendale.
  3. Go Live: in quest’ultima fase si avvia il completamento della migrazione e formazione per tutta l’azienda. Quest’ultima avviene quasi sempre per gruppi di utenti, per i quali si seguono piani formativi standard oppure delineati ad hoc.  Per le sedi remote, estere ad esempio, è prevista la formazione in modalità remota, mediante conference call. Nella fase di Go Live è utile fare una distinzione per funzione aziendale, predisponendo di conseguenza modalità particolari di somministrazione della conoscenza.

Questo è solo il primo numero della rubrica dedicata al Change Management, nelle prossime settimane approfondiremo ogni aspetto dell’argomento grazie al contributo di Sofia Bronzoni, Change Manager di Noovle!

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