Qual è il valore del Change Management?

Una ricerca sponsorizzata da Google for Work (The Value of Change Management, Raconteur, 2016) ha coinvolto 300 profili dirigenziali trasversali a 5 settori: Retail, Media, Manufacturing, Finance e  Pharmaceuticals. Diversi anche gli ordini di grandezza delle aziende interpellate, con un range compreso fra i  500  e i 15mila dipendenti; 11 i Paesi rappresentati, fra cui l’Italia, insieme a Francia, Spagna, Paesi Bassi, Regno Unito, America del Nord,  Messico, Filippine, India, Giappone e Australia.

ROI sino al 135%

Un primo, significativo risultato dell’indagine mostra che i programmi di Change Management possono avere un ROI (Return on Investment) pari al 120%, percentuale che aumenta sino al 135% nel caso in cui il processo riesca ad identificare i reali bisogni dell’azienda in modo estremamente puntuale ed efficace.  

Il quadro fornito dal campione considerato evidenzia chiaramente anche alcune tappe fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi, analizzando le fasi di adozione, sviluppo e prosecuzione dei progetti legati alle Google Apps.

Secondo quanto è emerso, un’ analisi preliminare dei profili aziendali diversificati per gruppi, unitamente alla  gestione della comunicazione, sono elementi chiave agli esordi, poiché gli effetti positivi del cambiamento sono strettamente legati ai benefici futuri identificati dai diversi team.

Un secondo fattore di vitale importanza è risultato essere la programmazione delle attività secondo uno scheduling condiviso con impiegati e dirigenti. Karen Frank di PwC, che ha supportato l’implementazione del Change Management e il conseguente passaggio della propria azienda alle Google Apps nel 2015, è una sostenitrice dell’organizzazione del cambiamento: “Spesso il Change Management è considerato un extra. Al contrario, coinvolgere dei professionisti è di grande importanza, perché aiuta le persone a fare scelte più consapevoli e a valutare correttamente l’impatto che tutto questo può avere sulla propria utenza” ha dichiarato.

Alla domanda su quali fossero le ragioni per avviare un piano di trasformazione  digitale, le motivazioni addotte in primis sono state infatti l’efficienza (42%) e la riduzione dei costi (39%), seguite dall’innovazione (37%). Al termine del progetto invece il benefit considerato di maggior valore dalla popolazione aziendale è stato associato al miglioramento complessivo del luogo di lavoro (47%).

Le persone sono al centro del cambiamento, che deve essere guidato in origine da dirigenti e manager. La presenza e il coinvolgimento dei principali player aziendali sono stati giudicati come elementi motivanti, in cui identificare i volti del cambiamento secondo l’84% degli intervistati.

Poiché i processi di innovazione necessitano nel tempo di una collaborazione diffusa, che  trasferisca l’acquisizione del nuovo know-how a tutti i livelli organizzativi, particolare rilievo è stato riconosciuto nelle prime fasi progettuali anche alle Google Guides: personale opportunamente formato che contribuisce a diffondere le informazioni connesse alle tecnologie, supportandole con il proprio esempio e con interventi  da pari a pari.

Le cifre dell’indagine rivelano che investire su un 5-10% di early adopters o champions restituisce di fatto un ben più ampio margine di successo, che  raggiunge un lusinghiero 67% nelle società ove il coinvolgimento delle risorse è maggiore.

Se la tecnologia fornisce gli strumenti e le persone sono il cuore dell’innovazione, la comunicazione, la formazione e il supporto prima, durante e al termine del progetto possono essere considerati i veri alleati del Change Management.

Una comunicazione multi channel che, seppur rispettosa della policy aziendale, riesca ad essere chiara, customizzata e coinvolgente, stimola un comportamento collaborativo, trasversale alle gerarchie aziendali. Email, videoconferenze e meeting sono emersi come le modalità più in linea con i bisogni conoscitivi dell’utenza, così come il riconoscimento e la condivisione dei successi ottenuti sono stati ritenuti influenti sul livello di coinvolgimento. Spesso le resistenze nei confronti di ciò che è nuovo derivano infatti da una sensazione di inadeguatezza rispetto ai tool e ai procedimenti che modificano il paradigma organizzativo.

Un programma di Change Management  raggiunge il 40% di personale attivo in percorsi di training se questi ultimi vengono realizzati con modalità che soddisfano il reale bisogno di apprendimento manifestato dai rispondenti.

In quest’ambito i  Transformation Labs rappresentano di norma un elemento chiave nel passaggio alle Google Apps poiché replicano nel corso dei workshops  le sfide che i team di lavoro si trovano ad affrontare e illustrano concretamente come le Apps possono essere di aiuto nella risoluzione delle problematiche che insorgono durante la quotidianità. L’utilizzo di esempi tratti dal contesto professionale e la rivisitazione dei processi  semplificano infatti l’approccio e la corretta interpretazione di nuove soluzioni operative.  

Per consolidare e guidare gli sviluppi futuri del cambiamento è risultato opportuno infine creare dei team, che la ricerca ha identificato come Innovation Councils, che possano gestire il post go-live del progetto e assicurarne il successo duraturo.